Toimistosuunnittelu

Kun työympäristö kaipaa uudistumista tai uusien tilojen hankinta tulee ajankohtaiseksi, käynnistyy aikaa ja rahaa vievä prosessi. Ammattimaista syventymistä vaaditaan, jotta sekä aika että raha käytetään mahdollisimman järkevästi.

Hyvä toimistosuunnittelu lähtee aina yrityksen tarpeista. Huolellinen alkukartoitus siitä, miten yritys haluaa kehittää toimintojaan ja osaamistaan työympäristönsä avulla, auttaa asettamaan selkeät tavoitteet koko prosessille. Sovittu yhteinen päämäärä koko suunnitteluun osallistuvan ryhmän kesken on oleellinen sekä aikataulujen että kustannusten hallitsemiseksi.

Uudet tilat edellyttävät usein työyhteisön sopeutumista uuteen tilanteeseen. Muutos on hyödynnettävissä osana yrityksen ja työntekijöiden kehitystä ja nähtävä mahdollisuutena ottaa käyttöön uusia työskentelytapoja. Kiihtyvä informaationkulku ja työn lisääntyvä vuorovaikutteisuus asettavat vaatimuksia viihtyisille yhteistiloille ja epävirallisille neuvottelutiloille.

Paljonko on järkevää investoida uusiin tiloihin ja kalusteisiin? Mikä on realistinen aikataulu jossa projekti voidaan toteuttaa? Onko saneerattavien tilojen talotekniikassa asioita, jotka on huomioitu aikataulua ja lopputuloksen laatutasoa ajatellen? Kysymyksiä on tuhansia ja vastauksia vielä paljon enemmän. Usein ihmisten käsitykset vaihtelevat suhteellisen yksinkertaisissakin asioissa: mikä on hyvää laatua, mikä on kallista tai edullista, mikä on riittävä ilmanvaihto?

Suunnittelun ammattilaisen tehtävänä onkin pukea selkokielelle ja kuviksi se, mitä käytettävissä olevalla rahalla laadullisesti ja määrällisesti saadaan. Selkeän budjetin luominen asettaa rajat niin suunnittelijalle kuin käyttäjällekin.

Yrityksen toimitilojen muutto tai saneeraus ei saa viedä yrityksen ydintoiminnasta resursseja eikä tapahtua sattumanvaraisesti ja kokeillen. Koska vain harvan yrityksen toimenkuvaan kuuluu toimitilojen saneeraus ja kehittäminen, on hyvä pyytää asiaan perehtynyt ammattilainen apuun.

Toimistosaneeraus

Toimistosaneerauksen suunnittelemisen vaiheet pääpiirteittäin:

1.Saneerattavan kohteen arviointi

Arkkitehti tekee:

2. Lopulliset suunnitelmat

Työpiirustukset, mitoitetut kuvat

3. Arkkitehtivalvonta

Arkkitehti valvoo urakoitsijoiden työn toteutusta suunnitelmien mukaan sekä konsultoi urakoitsijaa rakentamisen ajan. Arkkitehti toimii myös asiakkaan edustajana työmaalla.

Toimistosisustussuunnittelu

Toimisto kuin koti

Työntekijöitä etsiessään joutuvat yritykset yhä enemmän houkuttelemaan työntekijöitä palvelukseensa tarjoamalla uudenaikaista ja innovatiivista työympäristöä. Työpaikan valinnassa moni arvostaa niin haasteellisia työtehtäviä kuin viihtyisää työpaikkaakin. Toimiva ja loppuun asti harkittu toimistosisustus motivoi henkilökuntaa omalta osaltaan tehokkaaseen työskentelyyn sekä pitämään toimiston viihtyisänä - järjestys kannustaa järjestykseen! Säilytystilojen riittävyys ja oikea sijoittelu auttavat pitämään paperit ja tavarat oikeilla paikoillaan.

Päätös toimiston kalusteiden uusimisesta liittyy usein muihin suuriin muutoksiin yrityksen sisällä. Edessä on mahdollisesti muutto uusiin tiloihin tai muutoksia yrityksen organisaatiossa ja toimintatavoissa. Kalusteiden uusimiseen ja valintaan vaikuttavat yhä enemmän myös ergonomiset näkökohdat - pelkkä ulkonäkö ei ole merkitsevä. Säädettävät pöydät, näppäintasot ja näyttöpäätetasot alkavat olla vakiovaatimuksia sekä työntekijöiden että työterveyshoitajien puolelta. Työpöydän ja työtuolin tulee täyttää käyttäjän yksilölliset tarpeet. Työpöydän ääressä istumisen ei tulisi olla asia, jota tarvitsisi illalla niska jäykkänä muistella. Kalusteet, jotka hyvässä lykyssä ovat kulkeutuneet perintönä yrityksen koko elinkaaren ajalta ja ovat osittain yhtä vanhoja kuin yrityksen nuorin työntekijä, ovat tehtävänsä täyttäneet ja joutavat eläkkeelle.

Kun organisaatiossa tapahtuu muutoksia, arvostetaan helposti muutettavia ja yhteensopivia kalusteita. Toimivien tilanjakoelementtien ja työpisteitä rajaavien kaapistojen tulee olla helposti siirrettävissä sekä turvata työntekijöille rauhallinen työilmapiiri.

Kun ihmiset joutuvat työpisteissään istumaan tehokkaammin kuin aikoinaan monien hallitessa omaa työhuonettaan, on yhteisten oleskelutilojen viihtyvyys ja kodinomaisuus tärkeää. Tehokas työpisteiden sijoittelu vaatii vastapainokseen mukavia ja kaikille avoimia seurustelutiloja, jotka toimivat toimiston henkilökunnan kohtaamispaikkana ja seurustelufoorumina. Olohuonemainen yhteistila kannustaa epäviralliseen kanssakäymiseen ja vähentää erikseen järjestettävien sisäisten palaverien tarvetta. Kahviotorit ja vapaamuotoiset neuvottelutilat sohvineen ja nojatuoleineen antavat tervetulleen vastapainon työpöydän tai normaalin neuvottelupöydän ääressä istumiseen.

Toimiston koolla ei varsinaisesti ole merkitystä viihtyvyyteen - yhtä hyvin kuin pienestä yksiöstä saa toimivan ja kodikkaan voi pienenkin toimiston saada tehokkaaksi ja viihtyisäksi oikein kaluste- ja materiaalivalinnoin. Kalusteiden ja muiden sisustusratkaisujen tulee olla yrityksen toimintaa tukevia ja oikein mitoitettuja. Kalusteisiin investoitaessa tulee muistaa, että ne ovat sijoitus työntekijöiden hyvinvointiin ja viihtyvyyteen moneksi vuodeksi.